Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) event menjadi satu hal penting dilakukan. Dalam pengelolaan event, dana adalah amunisi utama yang harus dipersiapkan secara matang. Dengan membuat RAB, penyelenggara dapat mengetahui seberapa banyak dana yang dibutuhkan untuk mensukseskan jalannya event. Cara yang paling umum dilakukan oleh penyelenggara event dalam membuat rencana anggaran adalah dengan berpedoman pada tujuan event yang diselenggarakan. Tujuan event ini bisa dibedakan berdasarkan jenis kegiatannya (misalkan untuk event amal atau untuk komersil) dan berdasar besar-kecilnya event. Semakin besar skala event yang akan dibuat, maka semakin kompleks dalam membuat rencana anggaran. Dalam membuat rencana anggara event, panitia penyelenggara seharusnya sudah melakukan pengecekan terhadap semua harga terkini dari setiap komponen. Apabila event tersebut akan dilangsungkan beberapa bulan kedepan atau bahkan tahun depan, maka perlu dipikirkan biaya tambahan jika terjadi kenaikan harga pada setiap barang yang akan dibelanjakan. Penyusunan Rencana Aanggaran Biaya menjadi salah satu hal yang penting dalam perencanaan sebuah event. Kesalahan dalam penyusunan anggaran dapat berakibat pada kerugian pada jalannya acara. Bisa jadi dari perencanaan yang tidak matang tersebut berakibat kurangnya biaya pada event, alhasil panitia penyelenggara harus “nombok” untuk menutup semua kekurangannya. Membuat rencana anggaran memiliki banyak fungsi, selain dapat mengetahui seberapa banyak biaya yang kita perlukan, hal ini juga dapat digunakan sebagai acuan dalam mengontrol aliran kas yang keluar untuk pembiayaan event. Berikut ini tips membuat rencana anggaran yang baik : 1. Buatlah Break-down acara secara detil. Hal ini berfungsi untuk mengetahui secara rinci berbagai kebutuhan event, mempermudah penetapan harga tiap komponen barang, dan mempermudah dalam memberikan tanggung jawab pada tiap divisi panitia. 2. Lakukan Survey harga. Melakukan survey harga merupakan satu hal yang tidak boleh dilewatkan untuk mengetahui secara pasti semua harga kebutuhan event. Jangan sepelekan hal-hal kecil yang sering kali luput dari perhatian. Pastikan harga yang didapat adalah harga pasti di pasaran dan bukan hasil dari perkiraan saja. Untuk efisiensi, pilihlah supplier atau vendor yang bisa memberikan harga paling rendah namun mampu memberi kualitas terbaik. 3. Survey biaya keamanan dan perijinan event. Perijinan menjadi satu hal yang tidak kalah penting untuk dilakukan saat menyelenggarakan event. Untuk itu lakukan survey prosedur perijinan beserta biaya keamanan yang dibutuhkan dalam event tersebut. Event yang diselenggarakan untuk skala lokal biasanya akan memiliki prosedur yang berbeda jika dibanding dengan event skala nasional. Begitu juga dengan biaya keamanannya. Tingkat perijinan keamanan untuk event yang memobilisasi massa tinggi biasanya memiliki prosedur dan biaya yang berbeda jika dibandingkan dengan event lokal. Setiap daerah biasanya memiliki kebijakannya masing-masing. 4. Survey biaya Publikasi dan perijinannya. Media publikasi merupakan sarana untuk menginformasikan event kepada publik yang lebih luas. Biasanya untuk perijinan publikasi seperti spanduk, baliho, poster maupun media luar lainnya dapat diurus di pemerintah kota/pemerintah kabupaten di tiap daerah. Mintalah daftar biaya pajak masing-masing titik dengan detail, setiap tempat biasanya akan memiliki harga yang berbeda-beda. Dalam membuat rencana anggaran publikasi, daftar biaya pajak bisa dicantumkan secara detail, ditambah biaya produksi, dan biaya pemasangan. 5. Survey pajak hiburan dan prosedurnya. Secara umum pajak hiburan adalah 10% dan dapat dibayarkan ke Dispenda. Angka ini bisa dijadikan sebagai patokan berapa pengeluaran pajak yang harus kita bayarkan. 6. Buatlah RAB cadangan. Harapan dalam membuat event terkadang tidaklah sesuai dengan kenyataan yang ada. Untuk itu buatlah rencana antisipasi dengan membuat beberapa RAB cadangan. Meskipun terlihat sepele, hal ini akan berguna pada saat pendapatan event di luar ekspektasi, misalnya banyak sponsor yang tidak goal, minimnya donasi, penjualan tiket tidak sesuai target, dan lain-lain.

Membuat Press Release untuk Media Massa, Ini Tipsnya Membuat press release (siaran pers) ke berbagai media menjadi kebutuhan penting untuk mempublikasikan berbagai agenda kegiatan. Tak memandang seberapa besar kegiatan yang akan diselenggarakan, selama itu ditujukan untuk publik, press release penting untuk dibuat. Pada dasarnya press release (bisa disebut release/rilis) adalah berita. Meski demikian, sifatnya lebih subyektif. Hal ini tergantung dari tujuan dan kepentingan si pembuat berita. Berita ini tidak mewakili media cetak, tapi sepenuhnya mewakili institusi maupun lembaga yang membuatnya. Siaran pers biasanya dibuat oleh divisi publikasi atau bagian humas dalam sebuah kepanitiaan penyelenggara kegiatan, institusi, perusahaan, maupun organisasi untuk kepentingan publikasi. Semakin gencar dia melakukan publikasi maka akan semakin populer apa yang dipublikasikan. Agar hasil press release bisa sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya : 1. Tentukan tujuan press release Mengirim berita ke media harus memiliki tujuan yang jelas dan spesifik. Beberapa tujuan dalam pembuatan press release bisa berupa pemberian informasi baru, klarifikasi, ataupun upaya dalam membangun citra. Memberi informasi baru kepada masyarakat melalui rilis bisa dilakukan oleh organisasi misalnya dalam memberikan kabar tentang restruktur oraganisasi. Informasi baru juga bisa dalam bentuk berita tentang munculnya produk baru, agenda acara yang baru, dan lain sebagainya. Klarifikasi melalui rilis media bisa menjadi salah satu cara efektif untuk menjelaskan sesuatu hal kepada masyarakat banyak. Tujuan dari klarifikasi ini tentu untuk meluruskan semua pendapat yang tidak benar atas suatu pemberitaan yang dapat merugikan oraganisasi maupun perusahaan tersebut. Pencitraan perusahaan maupun organisasi juga banyak dilakukan melalui press release. Pemberitaan ke media masa ini dibuat untuk mengabarkan tentang rencana kegiatan maupun aktivitas perusahaan. Dari pemberitaan ini diharapkan perusahaan akan mendapatkan nama yang baik dan menaikkan citranya. Pencitraan ini banyak dilakukan organisasi maupun perusahaan melalui berbagai kegiatan sosial. 2. Tentukan media Ada banyak media yang bisa digunakan untuk memuat rilis yang dibuat oleh organisasi maupun perusahaan. Ada media cetak seperti koran lokal, regional dan nasional, atau dengan menggunakan media elektronik seperti situs berita di internet. Setiap media memeiliki karakteristik dan tujuan pembaca yang berbeda. Untuk itu menyesuaikan rilis dengan media penayangan juga penting dilakukan. Pembuat press release harus mengidentifikasikan kepada siapa rilis tersebut akan disampaikan. Kepada media jenis apa rilis tersebut diharapkan dimuat. Pengetahuan tentang seluk beluk media diperlukan disini, termasuk segmen pembaca medianya. Semakin relevan media yang digunakan maka akan semakin mudah untuk mencapai tujuan pembuatan press release. 3. Menentukan rencana penyampaian Setelah menentukan ke media mana rilis akan disampaikan, tim Public Relation juga perlu membuat strategi pemberitaan. Hal ini terkait dengan waktu penayangan, akan dibuat serentak, sambung menyambung atau dengan cara lainnya. Dalam hal cara penyampaian juga bisa direncanakan. Apakah press release akan disampaikan dengan press conference, dikirim melalui email, atau datang langsung ke kantor media. Hal yang juga harus diperhatikan adalah terkait dengan waktu. Kapan release tersebut akan disampaikan, dan target penayangannya kapan dan dalam durasi waktu berapa hari, minggu, ataupun bulan. Untuk rilis yang membutuhkan waktu mendesak, biasanya bisa ditulis dengan ‘Untuk Disiarkan Segera’ atau ‘Untuk Disiarkan Tanggal…’ 4. Format Penulisan Press Release Menulis press release mimeliki format yang hampir sama dengan penulisan berita pada umumnya. Kaidah-kaidah penulisan juga perlu diperhatikan secara seksama. Dalam pembuatan press release sebisa mungkin singkat, padat dan jelas. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut : Press Release Ada baiknya ditulis dan dicantumkan di bagian atas. Hal ini untuk memberitahukan ke redaksi media bahwa ini adalah berita rilis media. Headline Buatlah judul atau berita utama yang singkat padat dan mampu menarik perhatian. Judul akan cukup mewakili isi dari berita yang akan ditulis. Adapun panjang judul press release sekitar 40-70 karakter. Untuk beberapa press release kadang juga diberi subheadline, format ini biasanya untuk memudahkan wartawan dalam memberi  alternatif judul rilis. Paragraf Pertama Buatlah format hardnews, yakni format berita yang to the point dengan meletakkan informasi paling penting berada di paragraf pertama, paragraf selanjutnya merupakan detil acara. Di paragraf pertama ini bisa terdiri dari 1-2 kalimat yang setidaknya sudah memuat informasi secara lengkap meski singkat. Rumus yang paling umum digunakan adalah dengan mengikuti 5W+1H (What, Who, When, Where, Why + How /Apa, Siapa, Kapan, Dimana, Mengapa + Bagaimana) Paragraf kedua Di bagian paragraf kedua ini bisa ditulis 2-3 kalimat yang berisi tentang penjelasan Why (mengapa) dan How (bagaimana). Paragraf kedua ini juga harus berisi informasi yang efektif dengan memberikan latar belakang umum. Jika memungkinkan jelaskan juga manfaat maupun dampak, dan data statistik jika diperlukan. Paragraf ketiga Memberikan kutipan pendapat dari pimpinan perusahaan maupun organisasi juga bisa menjadi satu hal yang menarik dalam membuat press release. Kutipan pendapat ini harus sesuai dengan informasi yang disampaikan dalam paragraf sebelumnya. Kutipan ini juga bisa disampaikan oleh orang yang memiliki peran penting dalam organisasi maupun perusahaan. Paragraf keempat 1-3 kalimat dapat ditulis di paragraf keempat untuk menjelaskan detail informasi yang tidak disebutkan dalam paragraf sebelumnya. Idealnya, detail penting harus sudah tertulis dalam dua paragraf pertama. Jika belum, maka berikan rincian yang tersisa di paragraf ini. Paragraf keempat bisa juga digunakan untuk mengklarifikasi dan juga untuk memasukkan rincian tambahan lainnya. Paragraf kelima Di paragraf kelima ini bisa diisi dengan kutipan pendapat tambahan dari tokoh penting yang memiliki peran di organisasi maupun perusahaan. Paragraf opsional ini juga bisa diisi dengan detil rilis. Paragraf keenam Siaran pers Wikimedia Foundation umumnya memiliki 5-7 paragraf. Paragraf terakhir biasanya untuk memberikan informasi tambahan dan detail. Beberapa press release juga bisa memberikan statement harapan yang ingin dicapai. 5. Informasi Kontak Berilah kontak yang bisa dihubungi, baik lewat telepon, email, hp, fax, BBM maupun web/blog sebagai rujukan. Kontak informasi ini berguna untuk wartawan atau redaksi media untuk mengklarifikasi berita yang sudah dikirim, mencarin informasi tambahan, dan lain sebagainya. 6. Lampiran-lampiran Lampirkan gambar, bisa berupa foto, grafik, tabel maupun poster acara. Beberapa rili juga ada yang melampirkan  data-data profil penyelenggara, jadwal acara atau yang lainnya. Hal ini berguna untuk memberi data tambahan jika diperlukan oleh media. *** Kemampuan mengemas press release secara menarik, aktual, faktual dan penting, sangat dibutuhkan dalam rangka mencuri perhatian banyak media. Semakin banyaknya media yang meliput maka bisa menjadi peluang tersendiri untuk memperluas publikasi dan memperkuat posisioning setiap agenda acara yang dibuat. Semakin banyak media yang membahas isu acara, maka akan mampu menumbuhkan ketertarikan lebih tinggi, meningkatkan prestis acara, dan meningkatkan kepercayaan dengan berbagai pihak.

Ada beberapa tips sukses dalam menggelar offline event pasca pandemi. Sebelumnya, pemerintah sempat melarang adanya berbagai macam kegiatan disebabkan karena saat itu sedang gencar-gencarnya kasus pandemi COVID 19. Kini pasca pandemic, pemerintah sudah mulai mengizinkan adanya kegiatan offline di Indonesia. Antara lain seperti pameran, konser, pesta, festival dan sebagainya. Namun tetap, harus menaati protokol kesehatan. Apabila Anda saat ini ingin menggelar acara langsung di masa pasca pandemic ini. Ada beberapa tips khusus yang perlu diperhatikan agar event tersebut bisa berjalan dengan sukses dan juga lancar. Tips Sukses Gelar Offline Event Seperti telah dibahas sebelumnya, kini pemerintah sudah mulai mengijinkan adanya kegiatan offline. Berikut ini beberapa tips bagi Anda yang ingin mengadakan acara offline agar berjalan lancar dan sukses, di antaranya: Edukasi Kesehatan Tips sukses gelar offline event yang pertama, pentingnya edukasi kesehatan bagi seluruh partisipan, penyelenggaraan dan semua pihak yang terlibat. Pastikan bahwa semua mempunyai pemahaman yang sama terkait kiat-kiat mencegah penularan. Bagi penyelenggara, jangan lupa untuk ikuti perkembangan COVID 19 secara actual, khususnya di tempat nantinya event tersebut akan diadakan. Bangunlah kemitraan dengan pemerintah dan juga fasilitas kesehatan setempat. Batasi Tamu Tips berikutnya agar offline event dapat terlaksana dengan sukses adalah membatasi tamu yang hadir. Setidaknya batasi 50% hingga 70% dari kapasitas tempat acara. Pastikan bahwa tamu yang hadir dalam kondisi sehat. Para tamu yang bisa masuk ke dalam acara tersebut adalah tamu yang sudah membeli tiket atau telah diundang. Jadi, tidak semua orang bisa masuk ke dalam acara tersebut. Patuhi Protokol Kesehatan Meskipun saat ini sudah pasca pandemi, penting untuk tetap mematuhi protokol kesehatan. Wajibkan para tamu untuk memakai masker, jaga jarak, cek suhu tubuh dan menggunakan aplikasi peduli lindungi. Jadi sebelum masuk, mereka wajib scan QR code terlebih dahulu. Gunanya untuk memastikan bahwa mereka yang hadir benar-benar dalam kondisi sehat dan juga telah selesai divaksinasi. Pemilihan Tempat Tips selanjutnya, ketika mengadakan acara jika bisa pilihlah tempat di luar ruangan, jangan dalam ruangan. Kalaupun harus di dalam ruangan, pastikan ruangan tersebut berventilasi baik. Berilah para tamu kemudahan registrasi dan check-in untuk bisa masuk ke dalam. Agar tidak menimbulkan kerumunan di pintu masuk disebabkan karena kesulitan dalam proses masuknya. Tenaga Kesehatan Jangan lupa untuk persiapkan tenaga kesehatan, untuk berjaga-jaga apabila ada hal buruk terjadi. Jadi, apabila ada tamu yang merasa tidak enak badang, bisa langsung ditangani. Jaga Jarak Tips sukses gelar offline event yang berikutnya adalah dengan menjaga jarak. Menjaga jarak adalah salah satu protokol kesehatan yang perlu dipatuhi. Pastikan bahwa para tamu yang hadir di dalam tidak berkerumun. Sebagai penyelenggara acara, mungkin Anda bisa sediakan kursi namun dibatasi jaraknya antara satu dan lainnya. Atau apabila acaranya berdiri, tandai lantainya agar tamu mengetahui batasan jaga jarak. Percayakan Kepada EO Agar acara dapat berjalan dengan baik, Anda bisa menggunakan jasa Event Organizer profesional. Semua hal yang ditangani oleh para professional, tentu berpeluang besar menghasilkan kesuksesan. Acara akan tersusun dengan baik, segala hal tentunya juga pasti sudah dipersiapkan secara detail oleh mereka. Termasuk juga segala perlengkapan event di lokasi, seperti multimedia, sistem broadcasting, sistem registrasi, tata panggung, serta kebutuhan dan perlengkapan event lainnya . Itu pentingnya jasa EO seperti kami, Galanesia.ID Kami telah berpengalaman menangani berbagai macam event. Jadi apabila Anda ingin agar offline event Anda sukses, Anda bisa gunakan jasa kami.

Ada beberapa alasan, mengapa event management platform sangat penting dan dibutuhkan pada acara Anda. Sebab banyak sekali keuntungan yang bisa diperoleh apabila menggunakannya dalam acara. Dengan menggunakan platform manajemen acara, akan membantu kelancaran dan juga kesuksesan acara. Oleh karena itu, tidak heran apabila banyak sekali orang yang lebih memilih untuk menggunakannya. Tentu keuntungannya tidak hanya itu saja, masih banyak keuntungan lain yang menjadi alasan mengapa banyak orang menggunakannya. Dan itulah mengapa sebaiknya Anda juga menggunakannya untuk kelancaran acara nantinya. Pentingnya Event Management Platform Bagi yang berencana ingin mengadakan event, Anda membutuhkan platform management acara untuk kelancaran acara tersebut. Berikut ini beberapa alasan betapa pentingnya platform management acara, antara lain : Karena lebih menghemat waktu Pentingnya event management platform yang pertama karena lebih menghemat waktu, tenaga dan juga uang Anda. Sebab, pasti disana banyak terdapat fitur-fitur canggih, fitur tersebut dapat mempermudah kelancaran acara Anda. Jadi Anda tidak perlu membuang-buang waktu untuk melakukan semuanya secara manual. Selain itu lebih hemat tenaga dan juga biaya, sebab semua dilakukan lewat platform. Mempermudah komunikasi Bagi Anda yang ingin mengadakan online atau offline event, Anda bisa gunakan platform manajemen acara ini. Seperti diketahui, untuk mengadakan sebuah event, Anda perlu berkomunikasi dengan intensitas tinggi. Dengan adanya platform ini, komunikasi menjadi lebih mudah. Lewat fitur email dan perpesanan yang terdapat di sistem, Anda bisa melakukannya dalam 1 platform dan mengotomatiskan pengiriman pesan ke banyak peserta. Selain itu, juga bisa meningkatkan keterlibatan para peserta. Adanya land page memberikan banyak kesempatan bagi peserta untuk melihat jadwal acara dan bahkan menandai sesi yang mereka rencanakan untuk hadiri. Mereka dapat melihat jadwal acara, ruang pameran, dan semua lokasi masing-masing dari sesi yang berbeda. Ini juga memudahkan penyelenggara acara untuk membuat daftar informasi tentang berbagai detail bio pembicara. Perencanaan acara maksimal Dengan adanya manajemen anggaran, hybrid event yang direncanakan bisa diselenggarakan secara maksimal. Sistem akan memantau serta mengelola anggaran seusai pada saat melakukan pembelian. Apabila pembelian telah melampaui batas. Sistem nanti akan memberi peringatan kepada Anda. Dengan begini, Anda bisa selalu memantau sisa anggaran yang dimiliki. Dan bisa mengalokasikan anggaran tersebut ke aspek-aspek yang tepat. Memudahkan peserta serta memberi kesan profesional Event management platform dilengkapi dengan portal yang khusus untuk peserta. Mereka bisa melakukan registrasi, melakukan proses tanya jawab. Mengakses informasi yang berkaitan dengan event serta memberikan feedback dengan mudah. Sebagai pihak penyelenggara, Anda bisa memberikan pengingat, update-update tertentu serta notifikasi terkait pembayaran. Selain dapat memudahkan pekerjaan Anda, sistem ini menambah kesan profesional bagi perusahaan Anda. Meningkatkan kemampuan ticketing Setiap acara pasti membutuhkan alat untuk menjual dan mengumpulkan tiket, termasuk tiket gratis. Di dalam event management platform terdapat fitur ticketing management yang akan mempermudah itu semua. Anda sebagai penyelenggara event dapat membuat berbagai macam jenis tiket dengan harga yang berbeda. Selain itu Anda juga bisa mengelola reservasi serta menghentikan penjualannya apabila tiket sudah habis terjual. Biasanya, sebuah jasa event organizer menyediakan platform manajemen acara. Anda bisa menggunakan jasa mereka, untuk memudahkan Anda dalam mengatur event agar acara dapat berjalan sukses dan juga lancar. Salah satunya seperti perusahaan jasa kami Galanesia.id. Kami telah berpengalaman membantu dalam melaksanakan berbagai event. Selain itu kami juga menyediakan event management platform yang akan mempermudah Anda.